Bitte geben Sie die zu wählende Nummer in das gelb markierte Feld ein. Bitte beachten Sie:

Interne  Nummern:

Nebenstelle angeben: 123 

Externe  Nummern: 

immer 0 für die Amtsholung vorweg schreiben: 

002407573850 

Internationales Format möglich: +492407573850 

Eigene Vorwahl muss immer mit angeben 

(auch bei  "Ortsgesprächen")

Sonderzeichen  können  mit eingegeben werden:

02407/57385-0

Kopieren – Es kann auch aus der Zwischenablage mit Strg+V oder Strg+Einf eine Nummer dorthin kopiert werden

Gespräch aufbauen:  Drücken Sie bitte

1. die RETURN Taste auf der Tastatur
2. die gewünschte Leitungstaste (damit können Sie u.U. die beim Angerufenen signalisierte Nummer beeinflussen)
3. die Taste mit dem grünen Hörer (die erste freie Leitung wird benutzt)

Um einen internen oder externen Kontakt, der auf einer Namenstaste abgespeichert ist, anzurufen, klicken  Sie bitte lediglich auf diese Taste. Die erste freie Leitung wird benutzt und das Gespräch sofort aufgebaut.

Hier gibt es eine Ausnahme: Wenn bei der Anlage der Namenstaste  der Punkt 'Sofortige Anwahl' deaktiviert   wurde. (s. Namenstasten belegen).

Wenn Sie das Gespräch über eine andere Leitung
aufbauen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie ziehen  den anzurufenden Kontakt mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Leitung
2. Sie klicken  zuerst auf die gewünschte Leitung  (Freizeichen ist zu hören) und dann auf den anzurufenden Kontakt.

Markieren Sie in einer beliebigen Anwendung (Explorer, Notepad, Word, Excel, ...) eine Rufnummer und drücken Sie die F11 Taste (es sei denn bei Ihnen ist eine andere Taste hierfür vorgesehen) und schon wird diese Nummer für Sie über die Standardleitung 

Um einen Kontakt aus Outlook anzuwählen haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie rufen den Kontakt in Outlook auf  und klicken die Rufnummer an.
2. Sie klicken in das Feld  des SwyxIt! Clients, in das Sie normalerweise die Rufnummer eintragen und schreiben dort den Namen des Kontakts  rein. Bitte jetzt nicht die Eingabetaste drücken, weil dann versucht würde, die Buchstabenfolge zu wählen. Sie müssen mit den Pfeiltasten oder der Maus aus der Liste den richtigen Eintrag  auswählen. Dann wird dieser angewählt.

Um einen Kontakt aus der ehemaligen Kurzwahlliste anzuwählen haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sie klicken in das Feld des SwyxIt! Clients, in das Sie normalerweise die Rufnummer eintragen und schreiben dort den Namen des Kontakts  rein. Bitte jetzt nicht die Eingabetaste drücken, weil dann versucht würde, die Buchstabenfolge zu wählen. Sie müssen mit den Pfeiltasten oder der Maus aus der Liste den richtigen Eintrag auswählen. Dann wird dieser angewählt.
2. Sie klicken auf der Seite VisualContacts  in das Suchfeld unde geben dort entweder den Namen  oder die ehemalige Kurzwahl  ein. Der Kontakt erscheint und kann angewählt werden.

1. Bauen Sie ein zweites Gespräch auf

• durch Eingabe einer internen oder externen Rufnummer
• durch Anklicken einer Namenstaste
• durch Wahl eines Kontakts aus dem Telefonbuch oder dem Rufjournal

Nun können Sie durch klicken der einzelnen Leitungen hin- und herschalten zwischen den beiden Anrufen. Wollen Sie die beiden Gespräche verbinden, so klicken Sie bitte auf das links gelb markierte Symbol für Verbinden.

Ihr Gespräch ist jetzt beendet und die beiden anderen Teilnehmer miteinander verbunden.

Um das Gespräch ohne weitere Rückfrage an einen anderen Anschluss weiterzuleiten, ziehen Sie das Gespräch von der Leitungstaste auf die gewünschte Namenstaste. Das Gespräch wird aufgebaut und Sie sind 'raus' und können auflegen.

Wenn das Gespräch nicht aufgebaut werden konnte, so kommt es zu Ihnen zurück und es klingelt bei Ihnen.

Wenn die Namenstaste bei der Konfiguration den Punkt 'Sofortige Anwahl' deaktiviert hat, funktioniert das Vermitteln ohne Rückfrage nicht.

Während ein Anruf bei Ihnen signalisiert wird, können Sie diesen an einen anderen Teilnehmer umleiten, ohne den Anruf vorher anzunehmen. dazu ziehen Sie den Anruf von der Leitungstaste mit gedrückter Maustaste auf eine Namenstaste. Dies kann auch eine externe Nummer sein.

Bitte beachten Sie, dass Sie nach dieser Aktion keinen Zugriff mehr auf diesen Anruf haben. Wenn der angerufene interne Teilnehmer das Gespräch nicht annimmt, so fällt der Anruf auf Sie zurück.

Wenn der Empfänger des Gesprächs ein interner Teilnehmer ist, dann bekommt er angezeigt, dass der Anruf weitergeleitet wurde und er sieht dei Nummer des eigentlichen Anrufers. Im abgebildeten Fall war Manuela Kamp (140) die ursprüngliche Anruferin und wurde vom Sales-Team (358) weitergeleitet.

Aufruf über: Einstellungen>Lokale Konfiguration

1. Muss immer deaktiviert sein!!

2. In den meisten Fällen sinnvoll

3. Hierüber steuern Sie, ob die Betreffzeilen Ihrer Termine für alle sichtbar sind oder nicht. 

​Aufruf über: Einstellungen ->Benutzerprofil

• roter Pfeil

Wenn dieses Feld deaktiviert ist, wird bei einem kommenden Anruf des Fenster der SwyxIt! Applikation nicht automatisch in den Vordergrund geholt. Durch den nächsten Punkt kommt durch die Gespächsannahme das Fenster in den Vordergrund.

• blauer Pfeil

wir empfehlen, deises Kästchen zu deaktivieren, damit bei minimierter Anwendung SwyxIt! in der Taskleiste sichtbar ist und nicht nur im Systemtray neben der Uhr Termine für alle sichtbar sind oder nicht. 

Tasten belegen - Allgemein

Die Namenstasten des SwyxIt Clients können einfach individuell belegt werden. Sollte die Namenstaste noch nicht belegt sein (Beschriftung als Namenstaste …), so kann diese einfach angeklickt werden.

Ansonsten klicken Sie diese bitte mit der rechten Maustaste an, um nicht den Wahlvorgang zu starten. Danach klicken Sie bitte auf Eigenschaften.

1. Nebenstelle auf Namenstaste legen

- Auf die gelb markierte Schaltfläche klicken

- Im Globalen Telefonbuch die gewünschte Nebenstelle durch Doppelklick auswählen

- Optional können Sie nun noch eine Grafik/Bild für die Namenstaste zur schnellen Identifikation wählen, indem Sie auf die blau markierte Taste klicken und das Bild auswählen: 

- Die Anwahloptionen sollten im Normalfall nicht verändert werden: 

• Sofortige Anwahl:
• Sobald die Taste angeklickt wird, beginnt der Wahlvorgang. Eine Nachwahl von Ziffern ist nicht möglich.
• Display vor Anwahl löschen:
• Wenn dies deaktiviert wird, wird die hier gespeicherte Nummer hinter schon im Display befindliche Ziffern gesetzt.
• Direktansprache 
• bitte immer deaktiviert lassen.

- Fertig

2. Externe Rufnummer auf eine Namenstaste legen

- Die abzuspeichernde Rufnummer in das erste Feld schreiben. Bitte unbedingt an die 0 für die Amtsholung denken und auch bei Nummern im Ort die Ortskennziffer eintragen.

In das 2. Feld dann die Beschriftung für die Taste einfügen.

Alternativ kann hier auch über die Schaltfläche hinter Verknüpfter Kontakt das Telefonbuch und falls vorhanden Visual Contacts durchsucht werden.

- Optional können Sie nun noch eine Grafik/Bild für die Namenstaste zur schnellen Identifikation wählen, indem Sie auf die gelb markierte Taste klicken und das Bild auswählen:

- Die Anwahloptionen sollten im Normalfall nicht verändert werden:

• Sofortige Anwahl:
• Sobald die Taste angeklickt wird, beginnt der Wahlvorgang. Eine Nachwahl von Ziffern ist nicht möglich.
• Display vor Anwahl löschen:
• Wenn dies deaktiviert wird, wird die hier gespeicherte Nummer hinter schon im Display befindliche Ziffern gesetzt.
• Direktansprache:
• bitte immer deaktiviert lassen.

- Fertig

3. Stamm einer Rufnummer auf eine Namenstaste legen

Hiermit ist es möglich, die Stammnummer einer Firma/Institution (z.B. 02407 57385) auf eine taste zu legen, aber nach dem Anklicken nicht direkt die Nummer zu wählen, sondern auf die manuelle Eingabe der Durchwahl zu warten.

- Die abzuspeichernde Rufnummer in das erste Feld schreiben. Bitte unbedingt an die 0 für die Amtsholung denken und auch bei Nummern im Ort die Ortskennziffer eintragen.

In das 2. Feld dann die Beschriftung für die Taste einfügen.

- Optional können Sie nun noch eine Grafik/Bild für die Namenstaste zur schnellen Identifikation wählen, indem Sie auf die gelb markierte Taste klicken und das Bild auswählen:

- Die Anwahloptionen müssen jetzt angepasst werden

- Fertig

Rufumleitung - Allgemein

Es gibt erst einmal drei grundsätzliche Arten von Rufumleitungen

• Rufumleitung sofort
• Rufumleitung bei besetzt
• Rufumleitung nach Zeit

Alle drei Rufumleitungstypen können gleichzeitig aktiviert sein, wobei die erste natürlich die anderen dominiert.

Als Ziel einer Rufumleitung kann eingestellt werden:

• Eine interne Nummer (z.B. Zentrale)
• Eine externe Nummer (zB. Mobiltelefon)
• Der Anrufbeantworter

Über beide oben markierten Optionen kommt man in den Dialog zur Einrichtung/Aktivierung der Rufumleitung.

1. Einrichten einer Sofortigen Rufumleitung

- Rufen Sie das Dialogfenster für die Rufumleitung auf und wählen den Reiter Sofortige Umleitung 

- Über das Kontrollfeld Alle Rufe sofort umleiten schalten Sie die Umleitung ein und aus.

- Die Vorübergehende Umleitung hat dieselbe Funktion, wie die Standardumleitung, bis auf die Tatsache, dass sie nicht durch die Umleitungstaste aktiviert werden kann. Der Vorteil ist, dass man bei einer kurzfristigen Umleitung, nicht die Standardumleitung überschreiben und beim nächsten mal dies wieder rückgängig machen muss.

- Sie können zwischen einem Umleitungsziel und der Standardvoicebox (Anrufbeantworter) wählen.

• Wenn Sie zu einer Rufnummer umleiten wollen, so können Sie die interne Nebenstellennummer, eine externe Nummer (mit führender Null und Ortsvorwahl z.B. 0 02407 5.. oder mit +49 2407 5) eintippen. Über die Schaltfläche hinter dem Feld, kann auch das Telefonbuch (inkl. der internen Nummern) aufgerufen werden
• Wenn Sie als Umleitungsziel die Standardvoicebox wählen, so muss diese ggf. noch konfiguriert werden.

- Bitte vergessen Sie nicht, dass Kästchen Alle Rufe sofort umleiten zu aktivieren, weil ansonsten die Umleitung nicht eingeschaltet ist.

- Fertig

2. Einrichten einer Verzögerten Rufumleitung

- Rufen Sie das Dialogfenster für die Rufumleitung auf und wählen den Reiter Verzögerte Umleitung 

- Über das Kontrollfeld Rufe umleiten nach schalten Sie die Umleitung ein und aus

- Sie können zwischen einem Umleitungsziel und der Standardvoicebox (Anrufbeantworter) wählen.

• Wenn Sie zu einer Rufnummer umleiten wollen, so können Sie die interne Nebenstellennummer, eine externe Nummer (mit führender Null und Ortsvorwahl z.B. 0 02407 5.. oder mit +49 2407 5) eintippen. Über die Schaltfläche hinter dem Feld, kann auch das Telefonbuch (inkl. der internen Nummern) aufgerufen werden
• Wenn Sie als Umleitungsziel die Standardvoicebox wählen, so muss diese ggf. noch konfiguriert werden.

- Bitte vergessen Sie nicht, dass Kästchen Rufe umleiten nach zu aktivieren, weil ansonsten die Umleitung nicht eingeschaltet ist.

- Fertig

3. Stamm einer Rufnummer auf eine Namenstaste legen

- Rufen Sie das Dialogfenster für die Rufumleitung auf und wählen den Reiter Umleitung bei besetzt 

- Über das Kontrollfeld Rufe bei Besetzt umleiten zu schalten Sie die Umleitung ein und aus

- Sie können zwischen einem Umleitungsziel und der Standardvoicebox (Anrufbeantworter) wählen.

• Wenn Sie zu einer Rufnummer umleiten wollen, so können Sie die interne Nebenstellennummer, eine externe Nummer (mit führender Null und Ortsvorwahl z.B. 0 02407 5.. oder mit +49 2407 5) eintippen. Über die Schaltfläche hinter dem Feld, kann auch das Telefonbuch (inkl. der internen Nummern) aufgerufen werden
• Wenn Sie als Umleitungsziel die Standardvoicebox wählen, so muss diese ggf. noch konfiguriert werden.

- Bitte vergessen Sie nicht, dass Kästchen Rufe bei Besetzt umleiten zu zu aktivieren, weil ansonsten die Umleitung nicht eingeschaltet ist.

- Fertig

Wichtig: Die Umleitung funktioniert nur, wenn Zweitanruf unterbinden aktiviert ist:

4. Einrichten der Standardvoicemail

Rufen Sie das Dialogfenster für die Rufumleitung auf und wählen den Reiter Standardvoicemail.

Es gibt hier drei Einstellungen, die vorgenommen werden müssen. 

• Den Begrüßungstext legen Sie unter dem Punkt Begrüßung fest. Sie können eine Standardansage auswählen oder eine neue Ansage aufsprechen. Mit der Taste mit dem roten Punkt können Sie eine Ansage aufzeichnen, mit der taste mit dem grünen Dreieck können Sie die darüber ausgewählte Ansage anhören. Über die linke Taste mit den drei Pünktchen können Sie eine Datei aus dem Dateisystem auswählen. 
• Wenn Sie nicht nur eine Ansage abspielen wollen, sondern dem Anrufer die Möglichkeit gestatten, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, so müssen Sie das Kontrollkästchen vor Voicemail aufzeichnen aktivieren und die maximale Länge der Sprachnachricht beschränken.
• Nun müssen Sie noch in das letzte Feld die EMAIL Adresse eintragen, an die die Sprachnachricht gesandt werden soll. Dies muss nicht Ihre eigene sein, sondern kann auch eine Mailadresse eines Kollegen oder eines öffentlichen Ordners in Ihrer Organisation sein.

Das Kontrollkästchen Fernabfrage mit …empfehlen wir nicht zu aktivieren.

Die Voicenachrichten können Sie nun in Ihrem Posteingang (oder dem Empfangspostfach) sehen und abhören.